KAIZEN : Usaha tiada henti agar lebih baik

Dewasa ini, ditengah krisis global dan sengitnya kompetisi bisnis dunia maupun lokal, para pelaku organisasi industri maupun organisasi pemerintahan ditantang untuk senantiasa melakukan peningkatan produktivitas. Salah satu indikator yang telah menjadi kunci kesuksesan perusahaan Jepang dalam persaingan industri maupun kehidupan oragnaisi pemerintahan, adalah penerapan Kaizen (Continuous Improvement) dalam pengelolaan proses di tempat kerja (Gemba).

Banyaknya perusahaan barat yang mengirim orangnya untuk mempelajari bagaimana implementasi kaizen yang sebenarnya di negeri matahari tersebut, mengindikasikan betapa pentingnya system ini dalam mengeliminasi permasalahan subtansial terkait dengan keinginan untuk mengurangi pemborosan yang memiliki konsekwensi logis terhadap biaya operasi maupun hal-hal yang tidak efisien dalam menjalankan aktifitasnya.

Kaizen telah mejadi bagian dalam budaya dan manajemen Jepang dan penerapannya telah mendunia dalam kontks mamagement global yang modern. Istilah “kaizen” berasal dari kata “KAI” yang berarti “perubahan” dan “ZEN” yang berarti “lebih baik”. Jadi pengertian KAIZEN secara sederhana adalah usaha perbaikan yang berkelanjutan atau terus menerus dengan melibatkan semua orang dari level manapun, untuk selalu lebih baik dari kondisi sekarang.

Kaizen bukan saja sebagai suatu sistem kerja, tapi juga sudah merupakan kultur kerja yang mengakar bahkan telah menjadi falsafah hidup yang bersumber dari budaya leluhur bangsa yang juga dikenal dengan negeri matahari tersebut.  Sebagai suatu falsafah hidup masyarakatnya maka pemahaman dan implentasi kaizen tidak saja diamalkan dalam kehidupan kerja, akan tetapi juga dalam kehidupan sosial, kehidupan rumahtangga, yang mengarahkan agar selalu berfokus pada upaya perbaikan terus menerus dan bertahap, sekecil apapun perbaikan itu pasti akan berguna.

Sasaran utama kaizen adalah memerangi 7 pemborosan (7 waste) yang dalam bahasa Jepang dikenal dengan “muda”  yang tidak memberikan nilai tambah (value added) suatu produk/jasa baik dalam perpektif produsen maupun konsumen. Ke-tujuh pemborosan tersebut mencakup yaitu :

-         Produksi yang berlebihan (over production)

-         Persediaan yang berlebihan (over inventory)

-         Pemborosan gerak kerja (motion)

-         Pemborosan pemrosesan (over processing)

-         Pemborosan waktu tunggu dan penundaan (waiting)

-         Pemborosan tranportasi (transportation)

-         Pemborosan proses berulang karena masalah qualitas (rework)

Sejalan dengan tujuan kaize, pemborosan diatas perlu dieliminir karena menimbulkan biaya yang tinggi yang mempengaru pencapaian profit secara optimal. Dalam tatanan bisnis jepang, kaizen dilakukan dengan melibatkan setiap karyawan yang terdiri dari berbagai level dari operator, mandor(foreman), supervisor, karyawan (staff), manager bahkan direktur sepegai pemegang kendali tertinggi. Pelaksanaannya dilakukan melalui 2 pilar pendekatan yaitu pertama adalah dengan QCC/QPP (Quality Control Circle/Project) dan yang kedua dengan Sistem Saran (suggestion system).

Kedua pilar tersebut diatas akan tumbuh dan membudaya dalam lingkungan suatu perusahaan jika adanya dukungan dan komitment penuh dari jajaran manajemen puncak. Kaizen adalah wadah yang efektif dalam mengidentifikasi setiap masalah yang ada karena dibangun diatas fondasi pemahaman bahwa masalah adalah kumpulan segala suatu yang berharga dan menempatkan manusia sebagai pencari masalah bukan pembuat masalah.